HTML e-mailhandtekening instellen in Outlook (Windows)

Met een HTML e-mailhandtekening kun je een professioneel vormgegeven handtekening gebruiken, met bijvoorbeeld je logo, profielfoto, contactgegevens en klikbare links.

Je ontvangt van ons een link naar je e-mailhandtekening en de map met de handtekening zelf. De afbeeldingen in de handtekening staan al online, dus je hoeft alleen de handtekening in Outlook in te stellen.

In deze handleiding leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet in Outlook op Windows. Er zijn op dit moment twee versies van Outlook in omloop: de klassieke Outlook en de nieuwe Outlook. Waar de stappen verschillen, staan ze hieronder per versie beschreven.

Welke versie gebruik ik? Staat er rechtsboven in Outlook een schakelaar Nieuwe Outlook? Staat die uit, dan gebruik je de klassieke Outlook. Staat die aan, of zie je hem niet maar wel een tandwiel-icoon rechtsboven, dan gebruik je de nieuwe Outlook.

1. Open de e-mailhandtekening in je browser

Open de link naar je e-mailhandtekening die je van ons hebt ontvangen in je browser, bijvoorbeeld in Microsoft Edge of Google Chrome.

Heb je de link niet bij de hand? Open dan het HTML-bestand uit de map die je hebt ontvangen. Dubbelklik op het bestand of klik er met de rechtermuisknop op en kies Openen met. De afbeeldingen worden ook dan gewoon van internet geladen.

Je ziet hier de handtekening zoals deze straks onder je e-mails komt te staan.

Selecteer vervolgens de volledige handtekening.

Dit kan met:

• Windows: Ctrl + A en daarna Ctrl + C

Let op: kopieer de weergegeven handtekening vanuit de browser en niet de HTML-code zelf.

2. Open de handtekeninginstellingen van Outlook

Klassieke Outlook

Klik linksboven op Bestand en daarna op Opties.

Kies in het venster dat opent voor E-mail en klik op de knop:

Handtekeningen…

Het venster Handtekeningen en briefpapier wordt geopend.

Nieuwe Outlook

Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon (Instellingen).

Klik vervolgens op:

Accounts en daarna op Handtekeningen

3. Maak een nieuwe handtekening aan

Klassieke Outlook

Klik op het tabblad Mijn handtekening op:

Nieuw

Nieuwe Outlook

Klik op:

+ Nieuwe handtekening

Geef de handtekening een herkenbare naam, bijvoorbeeld:

E-mailhandtekening

4. Plak de HTML-handtekening

Klik in het tekstveld van de handtekening. In de klassieke Outlook heet dit veld Handtekening bewerken.

Plak vervolgens de handtekening die je eerder vanuit de browser hebt gekopieerd:

• Windows: Ctrl + V

De volledige opmaak, afbeeldingen en links worden normaal gesproken automatisch meegenomen.

Controleer na het plakken of de handtekening er hetzelfde uitziet als in de browser.

5. Stel de standaardhandtekening in

Klassieke Outlook

Rechts in het venster vind je het onderdeel Standaardhandtekening kiezen.

Kies bij E-mailaccount het juiste e-mailadres.

Selecteer daarna de zojuist aangemaakte handtekening bij:

Nieuwe berichten

en eventueel ook bij:

Antwoorden/doorsturen

Nieuwe Outlook

Onder de handtekening vind je het onderdeel Standaardhandtekeningen selecteren.

Selecteer hier de zojuist aangemaakte handtekening bij:

Voor nieuwe berichten

en eventueel ook bij:

Voor antwoorden/doorsturen

Hierdoor wordt de handtekening automatisch toegevoegd wanneer je een nieuwe e-mail opstelt of een bericht beantwoordt.

6. Sla de instellingen op

Klassieke Outlook

Klik op OK in het venster Handtekeningen en briefpapier en daarna nogmaals op OK in het venster Opties.

Nieuwe Outlook

Klik op:

Opslaan

De e-mailhandtekening is nu ingesteld.

7. Controleer de handtekening

Maak voor de zekerheid een nieuwe e-mail aan en controleer of:

• het logo en eventuele foto’s correct worden weergegeven;
• de teksten goed uitgelijnd staan;
• links aanklikbaar zijn;
• telefoonnummer en e-mailadres correct zijn;
• de handtekening ook goed wordt weergegeven op mobiel.

Het is aan te raden om vervolgens een testmail naar jezelf of een collega te sturen. Zo kun je controleren hoe de handtekening daadwerkelijk bij de ontvanger wordt weergegeven.

Optie 2: Is de handtekening minder scherp? Vervang de afbeeldingen

De afbeeldingen in je handtekening worden opgehaald van onze webserver. Je hoeft dus alleen de handtekening in te stellen zoals hierboven beschreven.

Het kan voorkomen dat het logo of de iconen in Outlook minder scherp worden weergegeven dan in de browser. Outlook maakt bij het plakken namelijk een eigen, verkleinde kopie van de afbeeldingen. Dit is op te lossen door die kopieën te vervangen door de originele afbeeldingen. Die heb je van ons ontvangen in de map met de e-mailhandtekening:

• signature
  • het HTML-bestand van de handtekening
  • img (met daarin het logo en de iconen)

Let op: deze oplossing werkt alleen in de klassieke Outlook. De nieuwe Outlook slaat de handtekening online op en niet op je computer.

1. Stel de handtekening eerst in

Volg eerst stap 1 tot en met 6 hierboven, zodat de handtekening in Outlook staat. Onthoud de naam die je de handtekening hebt gegeven, bijvoorbeeld E-mailhandtekening.

2. Sluit Outlook af

Sluit Outlook volledig af voordat je verdergaat.

3. Open de map met handtekeningen

Druk op:

• Windows: Windows-toets + R

Typ in het venster dat opent:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

en druk op Enter.

Je ziet nu de bestanden van je handtekening en een map met dezelfde naam, bijvoorbeeld:

E-mailhandtekening_bestanden (of E-mailhandtekening_files)

In deze map staan de afbeeldingen die Outlook heeft opgeslagen, met namen als image001.png en image002.png.

4. Zoek uit welke afbeelding welke is

Zet de weergave van de map op grote pictogrammen via Beeld en daarna Grote pictogrammen. Je ziet dan direct welk bestand het logo is en welk bestand een icoon.

Soms staat dezelfde afbeelding er twee keer in. Vervang dan beide.

5. Vervang de afbeeldingen

Kopieer de bijbehorende afbeelding uit de map img naar de map van Outlook. Geef de afbeelding daarbij exact dezelfde naam als het bestand dat je vervangt, bijvoorbeeld image001.png, en bevestig dat je het bestaande bestand wilt vervangen.

Herhaal dit voor alle afbeeldingen die minder scherp zijn.

Tip: zie je geen extensies zoals .png achter de bestandsnamen? Zet die aan via Beeld en daarna Bestandsnaamextensies. Zo voorkom je dat een bestand per ongeluk image001.png.png gaat heten.

6. Start Outlook opnieuw en controleer

Open Outlook en maak een nieuwe e-mail aan. Controleer of de afbeeldingen nu scherp zijn en op de juiste plek staan.

Stuur daarna een testmail naar jezelf of een collega om te zien hoe de handtekening bij de ontvanger wordt weergegeven.

Let op: maak je de handtekening later opnieuw aan of pas je hem aan binnen Outlook? Dan maakt Outlook nieuwe kopieën van de afbeeldingen en moet je deze stappen herhalen.

Belangrijk om te weten

Pas de opmaak van de HTML-handtekening bij voorkeur niet handmatig aan binnen Outlook. Outlook kan bij aanpassingen de lettertypes, afbeeldingen of uitlijning van delen van de oorspronkelijke HTML-opmaak veranderen.

Moeten gegevens in de handtekening aangepast worden? Pas deze dan bij voorkeur aan in het oorspronkelijke HTML-bestand en kopieer de handtekening daarna opnieuw naar Outlook.

Werk je op meerdere computers? In de klassieke Outlook wordt de handtekening per computer opgeslagen, dus herhaal de stappen dan op elke computer. In de nieuwe Outlook wordt de handtekening gekoppeld aan je account.

De Outlook-app op je telefoon gebruikt een eigen, eenvoudige handtekening en neemt de HTML-handtekening niet over.

Ziet een ontvanger de afbeeldingen niet direct? Sommige e-mailprogramma’s blokkeren afbeeldingen standaard totdat de ontvanger op Afbeeldingen downloaden klikt. Dit is normaal en ligt niet aan de handtekening.